エムスリーキャリア株式会社

SCROLL

電子帳簿保存法への対応と共に、時流に乗った攻めのバックオフィスへ

案件概要

課題

・会社の成長に伴う人員の増加
・経費精算の紙を用いた承認作業による営業・管理部門の作業負荷の増加
・経費精算を四半期に1度まとめて行うことによる月次決算期間の不一致

実施サービス

・業務フロー構築におけるオンサイトアドバイス
・法令要件など質問に対する電話対応
・電子帳簿保存法 診断サービスの実施(電子化による改善効果試算と入力方式の提案)
・電子帳簿保存法 申請パッケージの提供(税務署申請におけるマニュアル)

導入効果

・いつでもどこでも精算ができる経費精算業務の実現
・電子帳簿保存法対応の申請がスケジュール通り完了

・開 辰徳様
  管理部 経営管理グループ

・永島 遼一様
  管理部 経営管理グループ

ご担当者の声

依頼背景

経費精算の完全ペーパーレスを目指して

開様

当社では全社的に業務効率化が求められている中、2014年に経費精算システムを導入しましたが、システム内で申請・承認をしながらも紙の提出も義務付けていたため、紙の総量は減りませんでした。そこで2016年にコーポレートカードを導入し、カード利用を行ったものは領収書を不要にすることで、精算全体の約40%のペーパーレス化を行いました。

しかし、紙による経費精算はまだ60%ほど残っていました。特に領収書の添付が必要な案件については、精算書に領収書を糊付けして上長に提出しなくてはならず、外出・出張が続くメンバーには負荷がかかる状況でした。

そもそも、私は紙を使用し続ける理由を、紙という物的根拠がなくなる「心的不安」のみによるものと考えていましたし、そもそも紙業務に拘る理由はなんだろう?と常に疑問に思っておりました。そのような中で2017年、電子帳簿保存法(以下、電帳法)の改正があったことを機に、紙業務からの脱却と、どこでも経費精算できるモビリティを狙い、領収書の電子化の検討を行いました。

営業・管理部門の作業コストの削減と経費精算期間の適正化

―永島様

検討にあたっては、「営業社員の経費精算に要する糊付け作業などの時間削減」「管理部門でのチェック作業の時間削減」「精算期間の集約」の3つを目的にしました。結果として、電帳法に対応することを決めました。

電帳法に対応するにあたり、課題が大きく分けて3つありました。
1つ目は、営業社員の作業負荷は本当に軽減されるのか、経理の負担は増えてしまうのではないか、という効果の実現性が確実に見込めなかった点です。

2つ目は、電子帳簿保存法に対応すると一言で言っても、進め方が分からず、何から手をつけたらいいかわからなかった点です。サイトで調べて、事例や申請までの流れは分かっても、タスク化されている情報はありませんでした。

3つ目としては、法律にきちんと対応するために、完全に法的要件を満たした業務フローが構築できるか不安だったことです。
これらの課題を解決するために、会計ナレッジ・経理実務・ITスキルを掛け合わせた電帳法対応コンサルティングを行っているグローウィン・パートナーズ(以下、GWP)に依頼しました。

支援結果

作業コスト削減効果・課題・リスクの見える化の実現

永島様

当初は「特に速やか方式」(3日以内に受領者が領収書を電子化する方式)での申請を検討していました。ただ、GWPのコストシュミレーションができるツール(診断サービスの一部)を用いて、削減効果を可視化したところ、当社では「業務処理サイクル方式」(37日以内に受領者または第三者が領収書を電子化する方式)が最適であることがわかったため、そちらの方式に変更いたしました。

その中で、今後どのように対応していけばよいのかについて、細分化されたタスクをGWPの実務的なマニュアル(申請パッケージ)によって把握できたことは、大変助かりました。

営業の方は、オフィスでしか精算できない状況でしたが、領収書の電子化によりオフィスに来る必要がなくなるだけでなく、糊付け作業も削減されると見込んでいます。

管理部門としては、今までは申請された明細の金額・内容を、領収書を探し、チェックを行っていました。電子化することにより経費精算システムの明細に領収書が紐づいているため、チェックの時間が大幅に削減されるのではないかと考えています。加えて、糊付けができていなかった領収書を貼り付けし直すなどの不要な作業も削減されると見込んでいます。

電帳法要件を満たしたうえで、業務工数削減に効果的な業務フローの構築

―永島様

電帳法対応において、業務フローの構築が最も障壁になると思います。私自身、電帳法の専門書籍を読み込んでいましたが、書籍には記載されていない実務的で細かな点について法的要件は満たしているのか不安に思ったときに、すぐに電話で対応していただいたのは大変心強かったです。

また、経理側で作業工数が増加すると想定されていた定期検査についても、定期検査を見据えて領収書の管理などを業務フローに組み込んでいるため、四半期に1度30~40分程度の時間で終わると考えています。

―開様

経費精算の業務フローでは、不正が発生しないように統制を利かせなくてはなりません。その点においては、GWPには公認会計士もいらっしゃいますので、業務フロー構築フェーズにおいて、内部統制的な見地からアドバイスが頂けたことも大変有り難かったです。

電帳法対応のスケジュールとして、業務フローの構築や申請書類作成に3か月、稟議に1か月、税務署申請に1か月の期間を理想的なスケジュールとして想定していましたが、GWPの協力もあり、予定通り対応することができました。今後のステップとしては、業務フローやマニュアルの確立によるリスク低減を図るとともに、業務の標準化やRPA(Robotic Process Automation)化を狙っていきたいと考えています。

今後の管理部の展望

開様

第四次産業革命の中、RPAやAIなど様々なソリューションが出てきています。コストを削減し企業競争力を高めるとともに、バックオフィスのスキル向上という「教育」の意味でも、このようなソリューションを今後も積極的に取り入れていきたいと考えています。

ルーティンワークがRPAやAIにとって変わることはもはや避けられない未来です。我々人間は、ルーティンワークの向上に時間を割くのではなく、選択・判断・ルール作りといったスキル向上を目指すべきです。そういった観点からも、新しいソリューションの導入は積極的に行っていくつもりです。

加えて、社会から「選ばれる企業」になるために、先進的なバックオフィスを創り上げ、会社全体の業務改革を推進していきたいですね。これまでのバックオフィスは、いわば社内の御用聞きのような「受け」の性質が強かったのですが、今後はバックオフィス発信で社内の業務改革を行い、価値貢献ができる「攻め」のチャンスが多くなると考えています。

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