案件概要

課題

・出力された申請書類と証憑が対象の経費精算業務フロー　
・デバイスの制限により業務時間の有効活用が困難な経費精算システム

実施サービス

・電子帳簿保存法に適用可能となる業務フローの構築・検証支援
・規程・申請書類等作成支援や税務当局への事前確認

効果

・テレワーク環境に適した経費精算業務の構築
・申請作業と承認者による確認作業の負荷軽減
・保管コスト・管理コストの削減

・牧野洋介 様
　　営業統括部 企画グループ マネージャー
・福田智樹 様
　　経理部 予算グループ 主任
・兵頭里奈 様
　　経理部 エリアサポートグループ 主任

ご担当者の声

依頼背景

予てより、出張等で経費精算が多い営業部門から、社内環境しか申請・承認できないことによる業務負荷や立替負担金額の増大や領収書の保管リスクが高いことへの不満が上がっておりました。その課題に加えて、スマートフォンの普及や領収書の電子保存も含めた緩和等の外部環境の動き、BPRを推進する会社全体の流れがあり、経費精算業務見直しのプロジェクトが発足されました。

新システムの導入や電子帳簿保存法の適用で、ペーパーレス化を実現し、生産性や業務効率の向上を目指しました。しかし我々には、電子帳簿保存法に対するナレッジがあまりないため、リスクの低減を鑑み、専門性の高いグローウィン・パートナーズ（以下GWP）に業務フローの構築から電子帳簿保存法の申請までのサポートを依頼いたしました。

支援結果

専門性が高く、申請に向けて体系化されたGWPのパッケージ提案

電子帳簿保存法の申請の仕方を独自で調べて進めておりましたが、保証という面で不安を感じておりました。しかし、GWPのサービスはパッケージになっており、パッケージの内容に沿って進めていけば、電子帳簿保存法の申請を不備なくできるというサービスで我々が求めていたサービスでした。
また、プロフェッショナルの方達から監修頂けているという点が大変支えになったと思っております。

スピード感のある手厚いサポート

準備から申請までの期間が約1か月という短い期間でお願いしたこともあり、支援頂いた期間中は、毎日連絡し、サポート頂きました。

相談した内容への迅速な対応はもちろん、税務当局や監査法人等を考慮しながらの支援に加えて、申請する税務署の窓口の場所も教えていただく等、スピードよく細かい所まで手厚くフォローしていただき、安心感はとても大きかったです。

ペーパーレス導入後の効果

現在は営業部門で先んじてペーパーレスの導入を実施しています。領収書原本の貼付けや提出が不要になったため、今までは紙で一枚一枚チェックしていた承認業務も、データで承認できるようになりました。

また、経理部としても一番のボリュームゾーンである営業部門の経費精算の紙がなくなり、業務負荷が軽減されました。そのため、コロナ禍となりテレワーク環境へ移ったタイミングでも、経費精算関連では滞りなく申請・承認ができており、大変効果的だったと思います。

今後の経理部の展望

ペーパーレスの導入に関しては営業部門以外の部署や、関連会社まで拡大していきたいと考えています。また、請求書の電子化の着手等、導入範囲の拡大も検討していくことで、更なる業務効率化による、生産性向上を達成していきたいと思っております。

GWPは様々な会社の情報や知見をお持ちかと思いますので、寄稿やセミナー等何らかの形で、よりよい会社づくりの為の働きかけをしていただけたら嬉しく思います。また、弊社としましては導入範囲の拡大の際のサポート等、今後も期待しております。